Evaluatie en Klachtenprocedure

Inleiding

Om dat wat leeft bij studenten te kunnen volgen en ook te kunnen begeleiden als ook tegemoet te kunnen komen in wensen en groeimogelijkheden zijn er diverse mogelijkheden voor feedback en evaluatie ( cyclisch management, interne kwaliteitszorg ), als ook inbreng van klachten, de twee procedures zijn:

I Evaluatie

1 Mentorgesprekken

Hebben de klachten betrekking op een studieprobleem, een persoonlijk proces of interacties in de oefengroep of lesgroep, dan krijgt de student de gelegenheid deze klacht/behoefte met de mentor te bespreken. Tweemaal per lesjaar wordt hiertoe actief door de mentor de gelegenheid gegeven.

Elke jaargroep heeft zijn eigen mentor. De student kan ook op andere tijdstippen zelf contact opnemen met de mentor van zijn eigen jaargroep.

2 Evaluatieformulier

Alle studenten ontvangen na elk lesjaar een evaluatieformulier waarop alle wensen en behoeften en ook klachten geformuleerd kunnen worden t.a.v. organisatie, gebouw, directie, mentoraat, supervisoren, docenten, roosters, inhoud lessen. (Zie Instituutwerkplan)

3 Medezeggenschapsraadvergadering (studentenraad)

Artikel 1 De directeur zal deze vergaderingen voorzitten.

Artikel 2 Deze medezeggenschapsraadvergadering zal elk schooljaar minimaal tweemaal worden gehouden. Eenmaal in oktober/november en eenmaal in maart/april.

Artikel 3 In elk studiejaar zal per lesgroep een vertegenwoordiger van de groep deelnemen aan de medezeggenschapsraadvergaderingen.

Artikel 4 A. De klachten zijn van algemene aard: organisatorisch, inhoud lessen, logistieke faciliteiten, enz. Besluitvorming ten aanzien van deze klachten gaan via de stafvergaderingen indien het om vernieuwingen of veranderingen gaat. In een enkel geval kan een spoedvergadering worden ingelast. Hier zal dan melding van worden gemaakt aan de belanghebbende en binnen 14 dagen zal een besluit worden genomen. De genomen besluiten komen in de Nieuwsbrief die tweemaal per jaar aansluitend op de medezeggenschapsraadvergadering uitkomt.

B. De klachten zijn van persoonlijke aard. Op het gebied van persoonlijke interacties of processen kan (de klacht kan uiterlijk zes weken na de betreffende situatie worden ingebracht): a) een mentor worden ingeschakeld om het probleem verder te bespreken. b) een vertrouwenspersoon/ mediator wordt ingeschakeld indien het gaat om een melding van ongewenst gedrag, ongewenste omgangsvormen (bijvoorbeeld seksuele intimidatie, geweld, discriminatie of andere vormen van grensoverschrijdend gedrag). Voor contact vertrouwenspersoon: zie hieronder genoemd.

C. De klachten zijn van procedurele aard, een cijfer of examenprocedure . Indien de klacht blijft bestaan na de behandeling/verduidelijking in de medezeggenschapsraadvergadering, dan kan deze klacht binnen zes weken na dato worden doorgezonden naar de Examencommissie.

 

II Klachtenprocedure

In artikel 4 van de Medezeggenschapsraadvergaderingen en in artikel 1 van de Klachtenprocedure wordt besproken wanneer een klacht in aanmerking komt voor de klachtenprocedure.

De Klachtenprocedure omvat verschillende fasen:

A via Examencommissie:

Fase 1

Is het een klacht over examen/tentamen dan zal deze klacht eerst schriftelijk worden ingebracht bij de Examencommissie (Agnes Zalme en Ingrid Mehrtens). Deze commissie zal controleren of er gehandeld is naar de juiste procedure, beschreven in het OER en het supervisieprotocol/Instituutwerkplan.

Fase 2

Indien de klacht bleef bestaan na examencommissie is deze doorgezonden naar de Geschillencommissie (wordt ook klachtencommissie genoemd: Simone Thielsch, René Hartsuiker en Gertrude Hartman). De Geschillenadviescommissie geeft binnen vier weken een advies aan de directeur.

Fase 3 (zie Fase 3 bij B)

B via vertrouwenspersoon:

Fase 1

In het geval van een klacht betrekking hebbend op interacties tussen studenten en/of docenten of interacties onderling (zie ook artikel 4B Medezeggenschapsraadvergadering), zal de klacht door de melder worden ingebracht bij de vertrouwenspersoon , doorgaans mondeling na afspraak met de vertrouwenspersoon en in een enkel geval kan de melding ook schriftelijk worden toegezonden. De vertrouwenspersoon bespreekt de melding binnen 14 dagen met de melder en in overleg is het mogelijk in gesprek te gaan met de beklaagde. De vertrouwenspersoon maakt een geanonimiseerd jaarverslag van alle meldingen voor de directeur. De vertrouwenspersoon heeft absolute geheimhoudingsplicht. Indien nodig beslist de vertrouwenspersoon (artikel 2) in overleg met de melder of er een klacht wordt ingediend bij de Geschillenadviescommissie (Fase 2).

Fase 2

Via de vertrouwenspersoon is de klacht bij de Geschillenadviescommissie (klachtencommissie) ingediend. Binnen vier weken geeft deze commissie na besluitvorming een advies aan de directeur.

Fase 3

Alle klachten die behandeld zijn in de Geschillenadviescommissie kunnen in hoger beroep gebracht worden in de Beroepscommissie (FONG). Na behandeling van de klacht alhier zal binnen drie weken een bindend advies worden gegeven aan de directeur.

 

Artikelen klachtenprocedure  

Artikel 1

Een klacht zal in de klachtenprocedure worden behandeld door een vertrouwenspersoon (t.a.v. intimidatie, grensoverschrijdend gedrag of conflicten) of door de Examencommissie (t.a.v. becijfering, examenprocedures) indien dit door de betrokken klager gewenst wordt en de klacht schriftelijk als zodanig wordt ingebracht. De klacht onderscheidt zich hiermee van evaluatie of feedback. De vertrouwenspersoon of de Examencommissie brengt de directeur van de klacht op de hoogte.

Artikel 2

De Geschillenadviescommissie plant binnen 14 dagen na schriftelijke ontvangst van de klacht een bijeenkomst opdat de klager (opnieuw) gehoord wordt, waarna vergaderd wordt. Eventueel wordt indien dit van toepassing is ook de beklaagde gehoord en een mediatorgesprek aangeboden. Binnen 14 dagen na het gesprek wordt indien nodig een schriftelijk bindend advies aan de directeur gegeven.

Artikel 3

De Beroepscommissie bestudeert de stukken en geeft daarna binnen drie weken een bindend advies aan de directeur. In onduidelijke gevallen worden klager en eventueel beklaagde nogmaals gehoord.

Artikel 4 Algemene bepalingen:

A) Alle commissies bestaan uit 2-3 personen die een gezamenlijk besluit nemen.

B) Indien het nodig is bovengenoemde perioden, bijvoorbeeld door vakantietijd, uit te stellen, dan zal dit worden medegedeeld aan de belanghebbenden. In alle gevallen wordt duidelijk gemaakt wanneer uitsluitsel over de klacht kan worden verwacht.

C) In alle gevallen zal het beroepsgeheim gelden en vertrouwelijkheid voorop staan. De gegevens over de klacht blijven in alle vertrouwelijkheid en binnen de codes van het beroepsgeheim vijf jaar in archief bewaard.

D) De klacht dient ingediend te zijn in het seizoen van de gebeurtenis waar de klacht over gaat en ten laatste 6 weken na het laatste examen/tentamen van dit seizoen.

Academie Hypnos wil een veilige, gezonde en prettige leefomgeving aan haar studenten en docenten bieden. Hypnos zal daarom seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en geweld, in welke vorm dan ook, op geen enkele manier tolereren.

Mocht je hier bij Academie Hypnos toch mee te maken krijgen, dan kun je de vertrouwenspersoon bellen.

Wat mag je van haar verwachten?

– een luisterend oor

– een onbevooroordeelde houding

– absolute vertrouwelijkheid

– ondersteuning bij eventuele (vervolg)acties

– meedenken en begeleiden van de stappen die je wilt ondernemen

– doorverwijzen – als dit aan de orde is

 

De vertrouwenspersoon:

06-18643820